Comment choisir la bonne solution SaaS pour votre entreprise ?
Le SaaS, acronyme de Software as a Service ou logiciel en tant que service en français, permet d’héberger sur le Cloud vos applications, éliminant ainsi la nécessité de les stocker sur des serveurs internes et les risques de perte de données qui en résultent.
En 2023, le SaaS est devenu omniprésent, souvent utilisé de manière inconsciente par la majorité des individus, que ce soit au travail, à travers des outils collaboratifs, ou à la maison, grâce à des applications de streaming vidéo, pour n’en citer que quelques-uns.
Vous hésitez à franchir le pas ? Dans cette exploration, nous allons plonger dans l’univers captivant du SaaS, en mettant en lumière ses bénéfices et en vous fournissant des conseils essentiels pour prendre des décisions éclairées en matière de solutions logicielles.
Qu’est-ce que les logiciels SaaS ?
Un logiciel SaaS représentent une approche révolutionnaire dans le domaine des logiciels informatiques. Ils se caractérisent par le fait que vous pouvez accéder à un logiciel via Internet sans avoir besoin d’installer quoi que ce soit sur votre ordinateur local.
Pour utiliser ce logiciel, vous n’avez plus besoin d’acquérir une licence ni de le mettre en place sur vos propres serveurs. Les logiciels en mode SaaS sont désormais hébergés et gérés par un prestataire externe, et vous souscrivez simplement à un abonnement pour y accéder via Internet. Vous pouvez vous connecter facilement à la solution en utilisant un identifiant et un mot de passe sur sa page web dédiée.
CRM, Ressources Humaines, Marketing, comptabilité, et bien d’autres sont des logiciels SaaS disponibles couvrant une grande variété de domaines utiles à la gestion de l’entreprise. Ces logiciels sont conçus pour être conviviaux, avec une interface utilisateur améliorée en permanence pour optimiser l’expérience de l’utilisateur.
Pourquoi choisir une solution SaaS pour votre entreprise ?
Les avantages du SaaS par rapport aux solutions traditionnelles « On Premise » installées sur les serveurs internes de votre entreprise sont nombreux :
- Un gain de temps
Avec le SaaS, vous n’avez plus à vous soucier de la gestion de votre logiciel ni de ses mises à jour, qui peuvent parfois être chronophages. Votre fournisseur s’occupe de la maintenance en arrière-plan, soulageant ainsi votre équipe informatique et vous permettant de vous concentrer sur vos activités sans tracas.
De plus, la mise en place est plus rapide, car vous accédez au logiciel directement depuis internet, éliminant ainsi les installations laborieuses.
2. Un gain d’argent
Les coûts liés aux logiciels en mode SaaS réduisent les dépenses de l’entreprise de 30 % par rapport à une suite logicielle traditionnelle, selon une étude. Vous évitez les coûts élevés des licences et des mises à jour, car le modèle SaaS propose des tarifs adaptés à votre utilisation. Plusieurs formules payantes sont généralement disponibles, vous permettant de choisir en fonction de vos besoins futurs.
Comptablement, le SaaS est considéré comme une charge de fonctionnement, ce qui diffère de l’enregistrement d’un logiciel traditionnel en tant qu’investissement.
3. Une utilisation mobile
Avec la montée en puissance de la mobilité, les solutions SaaS s’adaptent à toutes les utilisations, contrairement aux logiciels internes. Grâce à l’accès internet, vous pouvez vous connecter au logiciel depuis n’importe quel appareil : votre propre ordinateur, celui d’un collègue, un téléphone ou une tablette.
Vous pouvez ainsi gérer votre entreprise n’importe où, instantanément, dès lors que vous disposez d’une connexion internet.
4. Une utilisation flexible
En souscrivant à une solution SaaS, vous choisissez les applications et les services dont vous avez besoin, ce qui vous offre une solution personnalisée et adaptée à vos exigences.
De plus, ces applications sont accessibles partout, avec simplement une connexion internet et un ordinateur, permettant aux employés de travailler depuis chez eux sans accéder aux serveurs de l’entreprise. Souvent, des applications mobiles sont également disponibles, offrant une expérience multi-appareils.
5. Une utilisation sécurisée
Chaque utilisateur bénéficie d’un compte avec des niveaux de droits spécifiques, lui permettant d’accéder à la plateforme en fonction de son rôle et de ses responsabilités (lecture seule, modification, validation, administration, etc.). Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, il est simple de révoquer l’accès à tous les logiciels de manière centralisée.
Comment choisir sa solution SaaS adaptée aux besoins de votre entreprise ?
Pour prendre une décision éclairée en matière de choix de logiciel SaaS, il est essentiel de mener des investigations approfondies. Cela implique de définir votre budget, d’identifier vos besoins spécifiques, d’évaluer les options disponibles et de considérer le nombre d’utilisateurs.
- Définissez votre stratégie SaaS
Quel que soit le domaine visé par la solution SaaS (RH, CRM, collaboration, etc.), il est crucial de développer une stratégie solide. Vos besoins dicteront les fonctionnalités à rechercher dans un logiciel, vous permettant ainsi de ne payer que ce qui est nécessaire. Pesez-vous des questions telles que : Quels sont les domaines prioritaires ? Quels critères sont essentiels pour votre logiciel ? Quelles exigences devez-vous imposer à votre fournisseur ? Combien d’utilisateurs seront impliqués ?
2. Définissez votre budget logiciel
Bien que les solutions SaaS soient généralement plus abordables que les logiciels traditionnels, elles représentent tout de même un coût mensuel. Il est donc crucial de définir un budget mensuel pour vos logiciels tout en prévoyant une marge pour les éventuels coûts cachés. Prévoir vos dépenses logicielles sur une période de 4 à 5 ans, par exemple, peut s’avérer très utile.
3. Testez plusieurs solutions
La meilleure façon de déterminer quelle solution convient le mieux à vos besoins, répond à vos critères et est facile à utiliser est de les tester. La plupart des solutions offrent une période d’essai gratuite, alors ne vous en privez pas. Après tout, il s’agit d’un investissement sérieux qui aura un impact sur la gestion de votre entreprise, il est donc légitime d’être exigeant.
4. Étudiez la flexibilité du logiciel
Votre entreprise évoluera avec le temps, ce qui peut entraîner des besoins plus complexes en termes de fonctionnalités. Soyez attentif aux possibilités d’évolution offertes par le logiciel, car il vous accompagnera sur plusieurs années. L’un des avantages du modèle SaaS est la possibilité de choisir des fonctionnalités en fonction de vos besoins spécifiques. Évitez donc les logiciels trop rigides et standardisés.
5. Apprenez à vous former pour devenir opérationnel
Bien que les solutions SaaS soient souvent intuitives, assurez-vous qu’il existe des tutoriels écrits ou des vidéos pour vous former à leur utilisation. Évaluez également l’efficacité du support client, qui doit être en mesure de répondre à toutes vos questions.
Si votre entité souhaite implémenter des solutions SaaS sur-mesure, notre équipe est prête à discuter de vos besoins et à vous présenter nos solutions pour vous aider à atteindre vos objectifs. Ne laissez pas passer cette opportunité, contactez-nous dès maintenant !
